Как оформить приказ по личному составу: советы и рекомендации

Приказ по личному составу — это документ, который фиксирует изменения в трудовых отношениях между работодателем и работником. Приказы по личному составу необходимы для регулирования прав и обязанностей сторон, а также для учета и контроля за кадровой политикой организации.

Оформление приказов по личному составу зависит от их вида, цели и содержания. Существуют различные виды приказов по личному составу, которые регламентируют разные аспекты трудовой деятельности работников, такие как:

  • прием и увольнение,
  • перевод, совмещение и ротация,
  • командировки, отпуска и больничные,
  • оплата труда, надбавки и премии,
  • поощрение и взыскание,
  • изменение анкетных данных.

Каждый вид приказа по личному составу имеет свои особенности оформления, которые определяются законодательством, нормативными документами и внутренними правилами организации. Однако, существуют общие реквизиты, которые должны содержать все приказы по личному составу, а именно:

Реквизит Описание
Наименование организации Полное или сокращенное наименование организации, в которой работает работник, в соответствии с учредительными документами
Дата и номер приказа Дата составления и подписания приказа, а также его порядковый номер в журнале регистрации приказов
Заголовок приказа Краткое и точное обозначение сути приказа, например, «О приеме на работу» или «Об увольнении»
Содержание приказа Основная часть приказа, в которой указываются фамилия, имя и отчество работника, его должность, подразделение, а также причина, срок и условия изменения трудовых отношений
Подпись руководителя Фамилия, инициалы и подпись руководителя организации или его заместителя, уполномоченного на подписание приказов
Печать организации При наличии — печать организации с ее наименованием и реквизитами

В этой статье мы рассмотрим, как правильно оформлять разные виды приказов по личному составу, а также дадим примеры и шаблоны таких приказов.

Содержание
  1. Что такое приказы по личному составу и зачем они нужны
  2. Какие виды приказов по личному составу существуют
  3. Какие реквизиты должны содержать приказы по личному составу
  4. Как правильно оформлять приказы о приеме и увольнении работников
  5. Как правильно оформлять приказы о переводе, совмещении и ротации работников
  6. Как правильно оформлять приказы о командировках, отпусках и больничных
  7. Приказ о командировке
  8. Приказ об отпуске
  9. Приказ о больничном
  10. Как правильно оформлять приказы об оплате труда, надбавках и премиях
  11. Как правильно оформлять приказы о поощрении и взыскании работников
  12. Как правильно оформлять приказы об изменении анкетных данных работников
  13. Смена фамилии
  14. Замена паспорта
Читайте также:  Как называется разрез на юбке и как выбрать модную юбку с шлицей

Что такое приказы по личному составу и зачем они нужны

Приказы по личному составу – это распорядительные документы, которые отражают действия и события, связанные с работниками организации. Они регулируют трудовые отношения между работодателем и сотрудниками, а также устанавливают права и обязанности сторон. Приказы по личному составу являются официальным основанием для внесения записей в трудовые книжки, оплаты труда, предоставления отпусков, командировок, поощрений, взысканий и других мер.

Приказы по личному составу могут быть разных видов, в зависимости от того, какие вопросы они решают. Существуют следующие основные группы приказов по личному составу:

  • Организационные: о приеме, увольнении, переводе, перемещении, совмещении, замещении, ротации и других изменениях в трудовой деятельности работников.
  • Дисциплинарные: о наложении или снятии дисциплинарных взысканий, а также о поощрении работников за достижения и заслуги.
  • Регламентные: о предоставлении различных видов отпусков (основных, дополнительных, без сохранения заработной платы и т.д.), о направлении в командировки, о предоставлении больничных листов и других документов, подтверждающих временную нетрудоспособность.
  • Зарплатные: об установлении или изменении окладов, тарифных ставок, надбавок, доплат, премий, компенсаций и других элементов оплаты труда работников.

Приказы по личному составу должны составляться в соответствии с требованиями трудового законодательства, локальных нормативных актов организации, трудовых и коллективных договоров. Для каждого приказа по личному составу должно быть основание, например, заявление работника, докладная записка руководителя, акт проверки и т.д. Приказы по личному составу должны быть подписаны руководителем организации или уполномоченным лицом, а также доведены до сведения работников, которых они касаются. Работники должны ознакомиться с приказами по личному составу под роспись.

Приказы по личному составу необходимы для того, чтобы обеспечить эффективное управление персоналом, соблюдение трудовых прав и интересов работников, а также контроль за исполнением трудовых обязанностей. Приказы по личному составу также служат источником информации для кадрового учета, бухгалтерского учета и налогообложения, статистической отчетности и анализа. Приказы по личному составу являются важными доказательствами в случае возникновения споров или конфликтов по трудовым вопросам.

Читайте также:  Ниппель система: откуда появилось это выражение и как его употреблять

Источники:

Какие виды приказов по личному составу существуют

Приказы по личному составу — это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании. Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

  • Организационные : о приеме, увольнении, перемещении работников и др. Эти приказы сопровождают каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.
  • Дисциплинарные : о наказании или поощрении. Эти приказы призваны укреплять трудовую дисциплину в коллективе, а также мотивировать сотрудников к выполнению своих обязанностей.
  • Регламентные : о направлении в командировку, разнообразных отпусках, больничных и др. Эти приказы регулируют режим и условия работы сотрудников, а также предоставляют им гарантии и льготы, установленные законодательством.
  • Зарплатные : об установлении окладов, надбавок, доплат и др. Эти приказы определяют размер и порядок оплаты труда сотрудников, а также служат основанием для выплаты заработной платы.
  • Стимулирующие : о премиях, вознаграждениях, поощрениях и др. Эти приказы направлены на повышение эффективности и качества работы сотрудников, а также на формирование положительного имиджа компании.
  • Технического характера : отменяющие, изменяющие, дополняющие и др. Эти приказы вносят поправки или корректировки в существующие приказы, либо отменяют их полностью или частично.

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели, а также имеет свои особенности составления и оформления. В следующих частях статьи мы рассмотрим эти вопросы более подробно.

Какие реквизиты должны содержать приказы по личному составу

Приказы по личному составу являются важными документами, содержащими необходимую информацию для правильного учета и управления персоналом. Они должны включать следующие реквизиты:

  • Наименование организации: Полное наименование предприятия, учреждения или организации, в которой выдается приказ.
  • Дата и номер приказа: Указание точной даты выдачи приказа и его уникального номера для последующего учета.
  • ФИО работника: Полные фамилия, имя и отчество работника, на которого выдается приказ.
  • Должность работника: Текущая должность, которую занимает работник в организации.
  • Содержание приказа: Краткое и четкое изложение сути приказа, указание о том, является ли это приказ о приеме на работу, увольнении, переводе, награждении и т.д.
  • Действующие лица: Подписи и должности тех лиц, которые выдают приказ и утверждают его.

Эти реквизиты обеспечивают ясность и однозначность документа, а также позволяют избежать недопониманий при его исполнении.

Как правильно оформлять приказы о приеме и увольнении работников

Приказы о приеме и увольнении работников — это распорядительные документы, которые фиксируют факт начала или окончания трудовых отношений между работодателем и сотрудником. Приказы о приеме и увольнении работников не являются обязательными с ноября 2021 года, но могут быть полезны для ведения кадрового делопроизводства и защиты прав сторон в случае споров.

Для оформления приказов о приеме и увольнении работников необходимо соблюдать следующие правила:

  • Приказы должны быть составлены на основании трудового договора, который подписывается ранее. В приказе указывается номер и дата трудового договора, а также основание для приема или увольнения работника (например, по соглашению сторон, по истечении срока договора, по инициативе работодателя или работника и т.д.) .
  • Приказы должны быть подписаны работодателем или его уполномоченным представителем, а также ознакомлены под роспись с работником. Приказы должны быть подписаны лично работником, без привлечения представителей .
  • Приказы должны быть оформлены в письменной форме, с указанием реквизитов организации (наименование, адрес, ИНН, ОГРН и т.д.), фамилии, имени, отчества работника, должности, подразделения, даты приказа и его номера. Приказы могут быть оформлены по унифицированным формам Т-1 и Т-1а или по собственным формам, разработанным работодателем .
  • Приказы должны быть внесены в личное дело работника, а также в трудовую книжку, если она ведется. Приказы также должны быть учтены в бухгалтерском и налоговом учете, а также в отчетности в пенсионный фонд и другие государственные органы .

Как правильно оформлять приказы о переводе, совмещении и ротации работников

Приказы о переводе, совмещении и ротации работников являются одним из видов приказов по личному составу, которые регулируют изменения в трудовых отношениях между работодателем и работником. Они должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства и внутренних нормативных документов организации.

Приказы о переводе, совмещении и ротации работников могут быть постоянными или временными. Постоянный перевод означает изменение места работы, должности, профессии, специальности или квалификации работника на постоянной основе. Временный перевод означает изменение этих условий на определенный срок, не превышающий одного года. При этом работник сохраняет свою основную должность и место работы.

Совмещение должностей означает выполнение работником обязанностей по двум или более должностям в рамках одной или разных организаций. Ротация работников означает перемещение работников между различными рабочими местами, должностями или подразделениями в целях повышения их квалификации, профессионального развития или оптимизации трудового процесса.

Приказы о переводе, совмещении и ротации работников должны содержать следующие реквизиты:

  • наименование организации, ее юридический адрес и код по ОКПО,
  • номер и дата приказа,
  • фамилия, имя и отчество работника, его табельный номер, структурное подразделение, должность, разряд, класс, категория, оклад или тарифная ставка,
  • срок действия приказа (для временных переводов, совмещений и ротаций),
  • основание для издания приказа (заявление работника, докладная записка руководителя, соглашение сторон, коллективный договор, трудовой договор и т.д.),
  • причина для издания приказа (повышение, понижение, вакансия, переподготовка, медицинские показания, оптимизация и т.д.),
  • новое место работы, должность, профессия, специальность или квалификация работника, оклад или тарифная ставка, надбавки и премии (при их наличии),
  • подпись руководителя организации или уполномоченного лица,
  • подпись работника об ознакомлении с приказом.

Как правильно оформлять приказы о командировках, отпусках и больничных

Приказы о командировках, отпусках и больничных являются важными документами, которые регулируют отношения между работодателем и работником в случаях, когда сотрудник временно отсутствует на рабочем месте по разным причинам. Правильное оформление этих приказов позволяет избежать конфликтов, штрафов и судебных споров. В этой части статьи мы расскажем, какие реквизиты должны содержать приказы о командировках, отпусках и больничных, и приведем образцы заполнения этих документов.

Приказ о командировке

Приказ о командировке — это письменное распоряжение работодателя о направлении работника в служебную поездку в другую местность для выполнения определенных заданий. Приказ о командировке должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование организации, издающей приказ,
  • дата и номер приказа,
  • заголовок «Приказ о направлении в командировку»,
  • фамилия, имя, отчество и должность работника, направляемого в командировку,
  • место назначения, сроки и цель командировки,
  • источник финансирования командировки,
  • подпись и расшифровка подписи руководителя организации или уполномоченного лица,
  • печать организации (при наличии).

Приказ о командировке должен быть издан не позднее дня отправления работника в командировку и доведен до его сведения под роспись. Приказ о командировке является основанием для выдачи работнику аванса, оплаты командировочных расходов и начисления суточных. Приказ о командировке также необходим для оформления командировочного удостоверения, которое подтверждает факт нахождения работника в командировке и дает ему право на льготы и компенсации, предусмотренные законодательством.

Пример заполнения приказа о командировке:

ООО «Рога и копыта»
Приказ № 123 от 01.04.2023
Приказ о направлении в командировку
Направить в командировку с 05.04.2023 по 10.04.2023 включительно в г. Москва Иванова Ивана Ивановича, главного бухгалтера ООО «Рога и копыта», для участия в семинаре по налоговому учету, проводимом ООО «Налоговый консультант». Финансирование командировки осуществлять за счет средств ООО «Рога и копыта».
Директор ООО «Рога и копыта» Подпись Расшифровка подписи
М.П.

Приказ об отпуске

Приказ об отпуске — это письменное распоряжение работодателя о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска, дополнительного отпуска или отпуска без сохранения заработной платы. Приказ об отпуске должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование организации, издающей приказ,
  • дата и номер приказа,
  • заголовок «Приказ о предоставлении отпуска»,
  • фамилия, имя, отчество и должность работника, направляемого в отпуск,
  • вид, сроки и основание предоставления отпуска,
  • подпись и расшифровка подписи руководителя организации или уполномоченного лица,
  • печать организации (при наличии).

Приказ об отпуске должен быть издан не позднее чем за две недели до начала отпуска и доведен до сведения работника под роспись. Приказ об отпуске является основанием для выдачи работнику денежной компенсации за неиспользованный отпуск или аванса перед отпуском. Приказ об отпуске также необходим для оформления трудовой книжки работника, в которой делается запись о предоставлении отпуска.

Пример заполнения приказа об отпуске:

ООО «Рога и копыта»
Приказ № 456 от 15.06.2023
Приказ о предоставлении отпуска
Предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 01.07.2023 по 28.07.2023 включительно Иванову Ивану Ивановичу, главному бухгалтеру ООО «Рога и копыта», в соответствии с графиком отпусков на 2023 год, утвержденным приказом от 01.01.2023 № 1.
Директор ООО «Рога и копыта» Подпись Расшифровка подписи
М.П.

Приказ о больничном

Приказ о больничном — это письменное распоряжение работодателя о предоставлении работнику временной нетрудоспособности по болезни, травме, карантину или уходу за больным членом семьи. Приказ о больничном должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование организации, издающей приказ,
  • дата и номер приказа,
  • заголовок «Приказ о предоставлении больничного»,
  • фамилия, имя, отчество и должность работника, направляемого на больнич

Как правильно оформлять приказы об оплате труда, надбавках и премиях

Оплата труда, надбавки и премии являются важными элементами мотивации и стимулирования работников. Для того, чтобы правильно оформлять приказы об этих выплатах, необходимо соблюдать следующие правила:

  • Основанием для издания приказа о назначении или изменении оплаты труда, надбавок и премий являются локальные нормативные акты организации, такие как положение об оплате труда, коллективный договор, тарифная сетка, система премирования и т.д. Приказ должен ссылаться на эти документы и указывать их номера и даты.
  • Приказ должен содержать реквизиты организации, номер, дату, город, заголовок, фамилию, имя, отчество и должность руководителя, подписавшего приказ, а также печать организации. Приказ должен быть составлен на официальном бланке организации или на белом листе бумаги формата А4.
  • Приказ должен четко и однозначно указывать, кого и за что премируют, назначают или изменяют надбавки, а также размеры и сроки этих выплат. Приказ должен быть конкретным и не допускать двусмысленных толкований. Приказ должен быть согласован с бухгалтерией и кадровой службой организации.
  • Приказ должен быть доведен до сведения работников, которых он касается, в письменной форме или с помощью объявления на стенде. Работники должны расписаться в получении копии приказа или в специальном журнале учета приказов. Приказ должен быть внесен в трудовые книжки работников, если он влияет на их заработную плату.

Ниже приведены примеры приказов об оплате труда, надбавках и премиях, которые можно скачать и использовать в своей работе:

Как правильно оформлять приказы о поощрении и взыскании работников

Приказы о поощрении и взыскании работников относятся к категории приказов по личному составу, которые регулируются статьей 68 Трудового кодекса РФ. Эти приказы являются важными документами, которые отражают оценку деятельности работников со стороны работодателя и влияют на их трудовые права и обязанности.

Приказы о поощрении и взыскании работников должны быть оформлены в соответствии с общими правилами составления приказов по личному составу, а также с учетом специфики каждого вида поощрения или взыскания. В частности, необходимо соблюдать следующие требования:

  • Приказы о поощрении и взыскании работников должны быть изданы на основании представления или служебной записки руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый или взысканный работник, или иного уполномоченного лица. В представлении или служебной записке должны быть указаны фамилия, имя, отчество, должность и подразделение работника, а также причина, вид и размер поощрения или взыскания.
  • Приказы о поощрении и взыскании работников должны содержать реквизиты, предусмотренные статьей 69 Трудового кодекса РФ, а именно: наименование организации, дата и номер приказа, заголовок, содержание, подпись руководителя или уполномоченного лица и печать организации. Кроме того, приказы должны содержать сведения о поощряемом или взысканном работнике (фамилия, имя, отчество, должность, подразделение), вид и размер поощрения или взыскания, срок действия поощрения или взыскания (если он установлен), а также ссылку на основание приказа (представление или служебная записка).
  • Приказы о поощрении и взыскании работников должны быть доведены до сведения поощряемого или взысканного работника под роспись в течение трех рабочих дней со дня их издания. Если работник отказывается подписать приказ, то об этом делается отметка на приказе с указанием даты и причины отказа. Приказы также должны быть доведены до сведения профсоюзного органа, если работник является членом профсоюза.
  • Приказы о поощрении и взыскании работников должны быть внесены в трудовую книжку работника в соответствии с Порядком ведения трудовых книжек, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. При этом поощрения вносятся в раздел 2 «Сведения о поощрениях», а взыскания в раздел 3 «Сведения о взысканиях». Приказы о поощрении и взыскании работников также должны быть отражены в личном деле работника и в кадровом учете.

Приказы о поощрении и взыскании работников являются юридически значимыми документами, которые могут быть обжалованы в судебном порядке, если работник считает, что они нарушают его трудовые права. Поэтому при их составлении необходимо соблюдать законодательство, внутренние нормативные акты организации и общепринятые правила делопроизводства.

Как правильно оформлять приказы об изменении анкетных данных работников

В процессе работы сотрудники могут менять свои персональные данные, например, фамилию, имя, отчество, паспорт, адрес, телефон и т.д. Эти изменения должны быть отражены в кадровых и бухгалтерских документах, а также в трудовом договоре. Для этого необходимо оформить приказ об изменении персональных данных работника и внести соответствующие корректировки в документацию.

Порядок оформления приказа об изменении персональных данных работника зависит от того, какие именно данные изменились. Рассмотрим два наиболее распространенных случая: смена фамилии и замена паспорта.

Смена фамилии

Смена фамилии может произойти по разным причинам, например, вступление в брак, расторжение брака, изменение фамилии по желанию и т.д. В любом случае работник обязан уведомить работодателя об этом и предоставить документы, подтверждающие смену фамилии. Это могут быть:

  • свидетельство о регистрации брака,
  • свидетельство о расторжении брака,
  • свидетельство об изменении фамилии,
  • решение суда об изменении фамилии,
  • новый паспорт с отметкой о смене фамилии.

Работник также должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Заявление подписывается прежней фамилией, поскольку работником организации является пока работник со старой фамилией. К заявлению прилагаются копии документов, заверенные в установленном порядке, и предъявляются подлинники.

На основании заявления и документов работодатель издает приказ об изменении персональных данных работника. Приказ оформляется в произвольной форме, но должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование организации,
  • номер и дата приказа,
  • заголовок приказа (например, «Об изменении персональных данных работника»»),
  • фамилия, имя, отчество работника, его должность и подразделение,
  • сведения о том, какие именно данные изменились, с указанием старых и новых данных,
  • основание для изменения данных (например, свидетельство о регистрации брака от такого-то числа),
  • поручение кадровой службе внести изменения в документы, содержащие персональные данные работника,
  • подпись руководителя и печать организации.

Приказ доводится до сведения работника под роспись. Копия приказа подшивается в личное дело работника, а также в трудовую книжку. На титульном листе трудовой книжки делается запись об изменении фамилии с указанием основания и даты. Например: «»Фамилия Иванова изменена на Петрова в связи с регистрацией брака 01.01.2023 г. Свидетельство о регистрации брака N 123456789 от 01.01.2023 г.»».

Кроме того, вносятся изменения в следующие документы:

  • книга учета движения трудовых книжек,
  • личная карточка работника (форма N Т-2),
  • лицевой счет (форма N Т-54),
  • трудовой договор,
  • карточка учета сумм начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование,
  • другие документы, где указана фамилия работника.

Работник также должен заменить свои документы, содержащие персональные данные, на новые с новой фамилией. Это касается:

  • паспорта гражданина РФ,
  • ИНН,
  • страхового пенсионного свидетельства,
  • страхового медицинского полиса,
  • заграничного паспорта,
  • водительского удостоверения,
  • других документов, где указана фамилия работника.

Замена паспорта

Замена паспорта может произойти по разным причинам, например, по достижении 20 или 45 лет, по повреждению или утере паспорта, по изменению фамилии, имени, отчества и т.д. В любом случае работник обязан уведомить работодателя об этом и предоставить новый паспорт. Работник также должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Заявление подписывается согласно новому паспорту. К заявлению прилагается копия нового паспорта, заверенная в установленном порядке, и предъявляется подлинник.

На основании заявления и документов работодатель издает приказ об изменении персональных данных работника. Приказ оформляется в произвольной форме, но должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование организации,
  • номер и дата приказа,
  • заголовок приказа (например, «»Об изменении персональных данных работника»»),
  • фамилия, имя, отчество работника, его должность и подразделение,
  • сведения о том, что паспорт работника заменен на новый, с указанием серии, номера, даты выдачи и органа, выдавшего паспорт,
  • основание для замены паспорта (например, достижение 20 лет),
  • поручение кадровой службе внести изменения в документы, содержащие персональные данные работника,
  • подпись руков

»

Оцените статью
Поделиться с друзьями
doksovet.ru